メール誤送信対策のポイント

個人情報漏洩で問題となるメールについて対策を練る

個人情報の流出、報道などでも有名企業のデータから個人情報の流出があった、住所などが抜き取られたなど伝えられています。

私達はいつなんどき、こうした被害にあうかもしれないと考え、個人でも対策を練っておくことが必要ですが、多くのデータを保有している企業はなおさら考えなければなりません。

機密情報、個人情報などのデータは企業にとって重要な資産であり、このデータを活用し業務をこなしているのですから、責任をもって扱わなくてはなりません。
従業員全体、経営者を含めて情報漏洩の責任の高さをよく理解していないと、メールの操作ミスなどが起り、大きな問題となる事が多いのです。

情報漏洩が機密事項であれば企業は他企業との競争に大きく影響されることがありますし、競争力が低下するということも考えられます。
時に大きな情報漏洩があれば事業継続不可能となる事もあるのですから、しっかりと予防対策を考えなければなりません。

メール誤送信に対してどのような対策があるか

企業の情報漏洩事故で多くみられるのは、メールの誤送信によって情報が流出するという事故です。

情報尾漏洩対策を万全にしておくことに必要となる事はまず問題の原因を探る事になります。
最も多いのは管理ミス、情報公開、管理ルールが明確になっていないことで誤って情報開示してしまうなどの問題があります。

またノートパソコンやタブレットなどを電車などに置き忘れる、情報媒体を紛失するなどによる情報漏洩、盗難、さらに社員や外部委託業者などが顧客先や自宅で使用するため情報を持ちだしそこから流出ということもあります。

内部犯罪、内部の不正行為、またWEBなどの設定ミスなどから機密情報の閲覧ができるようになっていたなどのミス、さらに不正アクセスなどがあります。

そして社員の業務をしっかり管理し情報漏洩などが起らないようにするためには、メールの誤送信などの誤操作をなくすことも必須事項です。

メール誤送信対策として考えられること

メールは業務の中で主要なビジネスツールとして扱われていますし、社内でもコミュニケーション手段として利用されています。
しかしコミュニケーションツールとなること時点で、情報漏洩の脅威となる事なので、しっかりとルールを作り対策を施しておくことが重要です。

通常このメールでの誤操作は、送信者の不注意、操作に慣れていないことから起ります。
Aにメールするはずだったのにその他の人にも送ってしまった、BCCをTO、CCで送信してしまいアドレスが流出するということもあります。

メール送信は一瞬で終わってしまうので、ミスが発生していたことに気が付かないということもあります。
ではメールを送信する時にどのような事をおこなえばいいのでしょうか。

まず専用のゲートウエイを作っておき、メール送信の操作後、メールを一定期間保留しておいて宛先の妥当性チェックに猶予を持たせるということ、またメールを送る前に、BCC、CCのチェックを上司が必ず行うこと、社外宛てメールの場合には、冗長承認が必須としておき、チェックを二重にするなどの対策を考えることができます。

添付ファイルの情報漏洩を防ぐために

個人情報や機密事項をメールに添付して送信という場合、宛先の間違い、また送付ファイルの間違え等起こせば重大なリスクを生みます。

まちがった宛先に添付ファイルを送ってしまったという場合も、情報漏洩させないために添付ファイルの暗号化を行うと安心です。
暗号化した複合化キーは別に通知し、メールで間違った相手に送信してしまっても、ファイルを開ける事が出来ない状況にすることができます。